「ただ話す」だけが会議ではない。コミュニケーションを円滑にする必須アイテムが会議の質を左右する

ドーモ！ワクワク！プロデューサー⭐︎ 新山幸平です！

今回は、
会議でのコミュニケーションミスをなくす方法についてお話しします。

会議の中で出てくる会話。
これをうまく捉えられないと、
話が違う方向に進んでしまったり、
意図しない誤解を生んでしまったりします。

そんな経験、
ありませんか？

今回は、
私自身が体験した会議の事例から、
それをどう回避できたのか。
そのポイントをお伝えします。

先日、
10名ほどが入れる会議室で、
5人ほどがテーブルを囲む会議がありました。

時間は60分。
テーマは、
あるプロジェクトの今後の方針を決めること。

プロジェクト自体はすでに進んでいましたが、
途中で少し大きな壁にぶつかり、
「これからどう進めるか」を話し合う作戦会議でした。

いつもなら、
事実が次々と出てきて、
そこから話がどんどん広がり、
とても60分では終わらない。

そんな展開になることが多かったのですが、
今回は違いました。

結果として、
きっちり60分で会議が終了したのです。

しかも、
私が司会や進行をコントロールしていたわけではありません。

会議を開いたのは、
私の後輩でした。

以前は、
「とにかくたくさんディスカッションする」
というスタイルでした。

ですが今回は、
ホワイトボードに絵を描く
というやり方を取り入れていました。

これが、
会議をスムーズに進める大きなポイントでした。

今回の会議で行われていたポイントは、
次の3つです。

① 事実を絵で描く
言葉だけで説明せず、
今起きている状況や関係性を、
ホワイトボードに絵で表現します。

② 判断するための材料を書く
感想や意見ではなく、
判断に必要な情報を、
見える形で整理します。

③ 「ちょっといいですか？」と確認を入れる
いきなり話を進めず、
一度立ち止まって、
全員の認識をそろえます。

この3つを意識するだけで、
会議中のコミュニケーションミスは減り、
話は驚くほどスムーズに進みます。

もし、
会議で話が発散してしまう。
なかなか前に進まない。

そんなことがありましたら、
一度、
ホワイトボードを用意してみてください。

それだけで、
会議の景色が変わるはずです。

それでは、
またお会いしましょう。