40代会社員の、「他の仕事が忙しくて、会議の資料を作る時間がない…！」を解決する鍵

ドーモ！

気持ちイイ！仕事研究所
所長の新山幸平です！

今回のテーマは
「会議の資料作成間に合わないとき〜！」
です！

リアルタイム資料作成で会議がうまくいった話

先日
自分が開催する会議がありました。

が

いろんな仕事が入っていて
その会議で使用する資料を作ることができない！

時間がない！！

会議に資料は
絶対必要ですからね。

ラーメンで言えば
麺とスープの関係のように（笑

では、どうするか？

今回の会議、いつもと違う方法でやってみました。

今回は
「リアルタイムで資料を作りながら進めたらどうなるかな？」
って思い立ったんです。

結果

資料作成にかける時間はゼロ。

そして、普段よりも議論に集中できて
思った以上にいい感じで進行できました！

ポイントは3つです。

1つ目は、シミュレーションをしておくこと。
事前に
「こんな流れで進めよう」
とイメージを作っておくと、
実際の会議でもスムーズに進められました。

2つ目は、ルールを決めること。
例えば、
「最初に全員で意見を出して、最後にまとめる」
みたいな進め方を明確にしておくと、
無駄な時間が減ります。

みんなもやりやすそうでした。

3つ目は、ホワイトボードを活用すること。
その場で方針を書き出しながら進めると、
目で見てわかるから、
全員が話についていきやすくなります。

話がズレにくくなるのもポイントです。

こうやって進めたおかげで、
資料作成の時間が不要になり、
その分、
議論に集中できました。

特に良かったのは、
リアルタイムで意見を取り入れながら進められたこと。

やっぱり新しいやり方を試すと、
意外な発見がありますね。

これからも会議の準備方法や進め方は、
その時々で柔軟に変えていきたいと思います。

準備がしっかり必要な時はその方法で、
でも、
こういうシンプルなやり方がハマる時もあるはず。

「効率を上げながら結果を出す」、
これを目指していきたいですね。

今回の話
いかがでしたでしょうか？

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