資料に絵を描くだけー会議が爆速で終わる資料作成法

ドーモ！ワクワク！プロデューサー⭐︎ 新山幸平です！

今回のテーマは、
「会議を15分で終えるための資料」です。

会議に使う資料って、
どうすれば会議が早く終わるものになるのか。
今日はその点についてお話しします。

先日、
ある会議に参加していました。

時計を見ると、
会議開始から15分。

もともとは30分の予定だった会議が、
なんと半分の時間で終わってしまったのです。

参加者は4名。
4名 × 15分で、
合計60分の時間削減になります。

これはつまり、
その日、60分の仕事時間を生み出した、
ということです。

仕事時間は1日7〜8時間。
その中で15分、
しかも4人分を生み出せるのは、
かなり大きいと思いませんか。

この会議は、
私から「ある仕事のやり方」を提案し、
4名のメンバーに同意を得る、
という内容でした。

これまでであれば、
Excelなどに文章でまとめた資料を使い、
説明していました。

その場合、
必ず多くの質問が出てきて、
30分では収まらない会議になっていたのです。

しかし今回は違いました。

私が一通り説明しただけで、
質問は一切なし。
その場で全員が納得し、
会議は終了しました。

実は、
とても簡単なことをやっただけです。

それは、
ビフォー・アフターを「絵」で表した、
ということ。

絵で表すと、
理解のスピードがまったく違います。

しかも、
変な勘違いが起きにくくなります。

文章だけの資料の場合、
人は文字を読み取り、
頭の中で内容を組み立て、
それぞれ別々のイメージを作ります。

読む人が違えば、
出来上がるイメージも違う。

極端に言えば、
誰一人として同じ解釈をしていない、
ということも起こり得ます。

一方、
絵で示せば、
目に見える共通のイメージがあります。

その結果、
理解が揃い、
議論や質問が最小限で済むのです。

もし、
スマートに終わらせたい会議があるなら、
ぜひ資料を使ってください。

そして、
資料は文章ではなく、絵で表す。

これだけで、
会議の時間は大きく変わります。

ぜひ一度、
試してみてください。

それでは、
またお会いしましょう。