仕事でレスポンスが遅い人と一緒に仕事をする方法

ドーモ！ワクワク！プロデューサー⭐︎ 新山幸平です！

今回は、
「遠くにいる相手とのやりとりで仕事が止まっちゃう問題。」

特に
海外拠点との連絡が取れなくて、仕事が進まない…そんな話です。

今はグローバル時代。
メールで海外とやりとりして仕事してる人も多いと思います。
日本国内ならまだしも、海外となると時差もあって、返信がなかなか来ないことありますよね。

先日も、私の仲間が海外拠点とメールしていたのですが、返事がまったく来ない。
仕事が前に進まないので、一緒に原因を考えることになりました。

そこで調べてみてわかったのが、
連絡が取れない＝仕事が滞る＝プロジェクト遅延
これは全部 “リスク” として扱うべきだということです。

一言で言うと、
リスクを起こさない。
もっと言うと、リスクを事前に回避しておく。

プロジェクトマネジメントの世界では当たり前なのですが、
仕事を止める要因を先に洗い出し、
起こらないように手を打つことで、プロジェクトは止まらなくなります。

つまり、普段の仕事も “全部プロジェクト” として捉える。
そして、プロジェクトマネジメントの考え方をはめていくのが超効果的なのです。

そのうえで、今回のように「すでに問題が起きている時」に使える対処法が3つあります。

1つ目。
連絡手段を変える。

2つ目。
人的リソースを変える。

3つ目。
手順を伝え切ってしまう。

まず、連絡手段を変えるのはめっちゃ効きます。
メールだけが連絡手段じゃありません。
電話、オンライン会議、チャットなど、相手がよく使っている手段に合わせるだけで返信速度は変わります。

2つ目の人的リソース。
担当者で動かないなら、上司に相談して、相手側の上司にも働きかけてもらう。
“組織の力” を使って流れを作るやり方です。

3つ目の手順を伝え切る。
これは、お願いしたいことを最初から最後まで手順書のように全部書いて渡す方法です。
結果の共有方法まで含めて伝えてしまう。
これだけでコミュニケーションのすれ違いはかなり減ります。

もちろん、言葉だけで伝えるのは難しいこともあります。
ですが、これがハマった瞬間、仕事が一気にスムーズになります。

私はこういった “仕事を止めない仕組み” をいつも研究しています。
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それでは、またお会いしましょう。